mercredi 28 octobre 2020
 
Affiché le : 28 septembre 2020
Lieu : Montréal
Statut :
Temps plein
Expérience requise :
Oui
Véhicule requis :
Oui
  
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Adjointe exécutive-réceptionniste

 

Fréchette, Vins d’exception est une entreprise familiale, privée et l’une des plus importantes agences de représentation de vins au Québec. Fréchette, Vins d’exception a récemment établi un partenariat avec Mark Anthony Group of Companies, ou MAG. Ce partenariat nous permet de continuer à grandir à un rythme rapide et de prendre soin de nos fournisseurs et de nos collaborateurs. Grâce à l'accès à de nouveaux systèmes, processus et assistance, nous pouvons continuer à faire progresser l'entreprise.

Le groupe Mark Anthony partenaire de Fréchette, Vins d’exception est l'une des sociétés de boissons privées les plus diversifiées et les plus prospères d'Amérique du Nord, axée sur le secteur des boissons alcoolisées. Nous sommes partenaire d’une organisation innovante et entrepreneurial avec une expérience sans précédent dans la création d’étonnantes marques appartenant à l’entreprise et à des tiers qui anticipent les goûts des consommateurs et tendances du marché. Au Canada, Mark Anthony Group est l'un des principaux producteurs et distributeurs de vins fins, de spiritueux et de bière de qualité supérieure. #1 des entreprises de boissons de malt aromatisées en Amérique avec un portefeuille de marques de premier plan, y compris l'emblématique Mike's Hard Lemonade et White Claw. «le seltzer le plus pur au monde».

Fréchette, Vins d’exception est à la recherche d'un(e) candidat(e) pour combler un poste permanent d’adjointe exécutive-réceptionniste à son siège social de Montréal.

Cette personne devra assurer diverses tâches administratives, techniques et de coordination ayant trait au bon déroulement des opérations du bureau de Montréal, aux relations avec les diverses clientèles internes et externes de l’agence. Elle relèvera directement de la présidente.

Principales responsabilités

  • Accomplir des tâches administratives et techniques reliées à la gestion des activités du bureau pour en assurer un bon fonctionnement, telles la saisie et le classement de documents, l’impression et le montage de documents, le publipostage et l’envoi de documents et d’effets, l’extraction de données (Excel et tableau croisé dynamique), la préparation de présentation PowerPoint.
  • Recueillir et transmettre des données auprès du personnel du bureau, des représentants des ventes et des fournisseurs dans le cadre de mandats reliés à la gestion du bureau, le tout avec grande minutie et exactitude.
  • Assister dans les relations avec les membres de l’équipe et les partenaires d’affaires, préparer/envoyer le matériel, effectuer différentes réservations, montage des salles de réunion
  • Accueillir les personnes qui se présentent au bureau
  • Répondre aux appels téléphoniques de la haute direction, prendre et acheminer les messages
  • Assister la direction (Gestion des différents calendriers Outlook, infolettre interne, demandes de rencontre SAQ, et autres tâches administratives connexes)
  • Organiser les visites des fournisseurs (Agenda des tournées, réservation d’hôtel, demande d’échantillons, aide à la planification des salons et des évènements)
  • Convocation et collaboration à la préparation des réunions, y participer, prendre les notes, rédiger et faire approuver le compte rendu et en assurer la distribution aux participants
  • Assurer un suivi constant pour tout dossier en cours
  • RVD ponctuel et gestion d’agenda de la présidente
  • Impression des rapports : Ventes, Spécialités et le cartable des catégories réguliers et spécialités
  • Présence à différents comités avec préparation d’ordre du jour et compte-rendu
  • Compléter les contrats fournisseurs (nouveau et transfert)
  • Mise à jour de la liste d’envoi (retrait/ajout) et VCard des fournisseurs avec Outlook

Compétences et qualités recherchées

  • Détenir une formation en bureautique, incluant la maitrise de la suite Office 365 (Word, Excel, Power Point) niveau avancée
  • Avoir une expérience de 5 ans dans le milieu du travail
  • Développer et maintenir un service à la clientèle de haute qualité est essentiel
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite
  • Bilingue français et anglais oral et écrit avancés
  • Faire preuve de leadership, de professionnalisme, de souci du détail, d’autonomie, de polyvalence et d’initiative
  • Compétences éprouvées en gestion du temps et en organisation (prioriser, effectuer plusieurs tâches et respecter les délais)
  • Capable de travailler sous pression, avec des échéanciers serrés et de gérer plusieurs projets en même temps  

Conditions

  • Salaire compétitif sur le marché
  • Plan d’assurances collectives
  • Poste permanent à Montréal

Seules les personnes convoquées en entrevue recevront une réponse suite au dépôt de leur candidature.

Les réponses à cette offre d'emploi sont requises au plus tard le 18 octobre. Voici le lien pour postuler : https://bit.ly/emploisfrechette