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Profession: Planificateur d'évènements

Profession: Planificateur d'évènements

Dans l’Univers de la communication, les titres sont souvent définis très différemment d’une personne à une autre.  On confond souvent relations publiques et relations médiatiques… tout comme planification… organisation  et coordination d’événements.


Il est vrai que, surtout pour le commun des mortels, la ligne est parfois mince entre toutes ces terminologies.

Dans le jargon du métier : « Un planificateur a pour mandat de bien définir la mission du projet de son client afin d’atteindre les objectifs généraux et spécifiques de celui-ci,  par le biais d’un événement ». 

En fait, il s’agit ici d’étapes chronologiques.  Un planificateur d’événements est une personne aux multiples talents…Deux des critères essentiels de ce métier sont : savoir composer avec la nature humaine et susciter des émotions.  Ses talents d’alchimiste lui permettront de concocter un « WOW » au-delà des attentes de l’auditoire.  Pour ce faire, il a pour fonction première de définir les besoins du client et ensuite d’élaborer un concept qu’il aura à organiser et à coordonner avec tous les fournisseurs qui rendront possible l’accouchement de ce projet.  Un client se réfère souvent à une seule personne pour chapeauter ou exécuter le mandat  en totalité.  Certaines entreprises ou agences ont une équipe de spécialistes qui se partagent ces étapes et/ou fonctions…. Soyons réalistes : On ne peut pas être excellent en tout.  Il faut donc savoir bien s’entourer !!

Élément essentiel pour la satisfaction d’un client :
 
Ne jamais perdre de vue l’impératif que ce projet est celui du CLIENT et non le sien.  Le planificateur doit savoir ranger son ego dans sa poche…  il est là pour mettre son expertise au service du client, en le conseillant et le guidant, au meilleur de ses connaissances.  Telle de la dentelle, c’est un travail de menus détails et de précisions, qui requiert une grande diplomatie…. Pas surprenant qu’on y retrouve majoritairement des femmes!!  D’autant plus, qu’il faut être capable de faire plusieurs choses à la fois et de les faire à la  perfection; le cerveau de la femme est davantage apte à répondre à ces exigences…. Que cela vous plaise ou non messieurs, la nature l’a voulu ainsi! (Sourire) 
Un bon planificateur doit aussi être un rassembleur entre ses clients et les fournisseurs de biens et services.  Une bonne dose de charisme s’avère donc essentielle.

Survol des étapes d’un projet :

Les menus détails auxquels j’ai fait référence sont de toutes ordres : de la sélection à la réservation du lieu de l’événement,  en passant par le choix du décor, de la musique, de l’animation et/ou du divertissement artistique recherché(s), de l’accord mets/vins, du centre de table aux cadeaux corporatifs…. Et évidemment de la gestion du budget, incluant la recherche de commandites et la négociation d’ententes et de contrats … la recommandation des permis requis pour être en règle, sans oublier la coordination des techniciens et des collaborateurs ou des bénévoles s’il y a lieu.  Ai-je oublié quelque chose?...

Il va de soi qu’en situation de gestion de crises,  le planificateur a aussi le rôle de médiateur et parfois même celui de « maman » … selon la conclusion du conflit survenu…!

Talents particuliers :

Tous les projets, petits ou grands, nécessitent un « chef d’orchestre » apte à diriger cette symphonie à plusieurs personnages où rien ne doit être laissé au hasard et où tout peut arriver, jusqu’à la dernière minute!!!... Les plans « B » doivent faire partie de son vocabulaire et les gants blancs de sa garde-robe. La capacité d’adaptation, la rigueur et la patience doivent être les vertus qui l’honorent  car la livraison d’un projet est complexe et n’est entièrement terminée que lorsque le post mortem est fait et que les comptes sont payés. 

Clients potentiels d’un planificateur d’événements :

Mises à part les contrats privés (mariage, party de bureau, anniversaire, etc.), les entreprises les plus susceptibles d’embaucher des spécialistes pour assurer leurs événements sont : 
les associations, les centres de congrès, les compagnies spécialisées dans la planification de congrès et d’activités spéciales, les entreprises touristiques de grande envergure ainsi que les festivals et les corporations de toutes catégories. 

Cette énumération colle bien à la définition que fait  Le Conseil québécois des ressources humaines en tourisme  -vs- ce métier:
Un planificateur (coordonnateur d’activités spéciales) est un superviseur dont la fonction est de coordonner la planification et l’organisation d’activités spéciales (rassemblements sportifs, colloques, festivals, etc.) en vue d'assurer le bon   déroulement de l'événement en question. On retrouve cette fonction de travail principalement dans les sous-secteurs des loisirs et divertissements, de l'hébergement et des services de voyages. 

En conclusion :

Un  survol des lieux, si rapide soit-il, facilite de beaucoup la mission de ces magiciens-acrobates de la logistique car, malgré l’apport majestueux de l’internet et des moyens informatisés, il n’y a rien de tel qu’un contact humain.  L’être humain demeure un animal intelligent;  un planificateur est un être particulièrement doté d’un flair qui gagne à être mis à épreuve afin de tester sur les lieux mêmes des événements, les degrés de synergie potentielle, communément appelée « la chimie » entre les parties concernées.  

Notre ami Sherlock dirait sûrement : « Très juste mon cher Watson!... car celle-ci s’avère être l’élément-clé de notre mission.  Que dis-je!... C’est la levure de l’événement  qui s’y tiendra. »


DIANE SENEZ

Présidente TopCom
Chargée de cours École du Show Business & Collège LaSalle

514-928-2397
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PS.

« LE PLANIFICATEUR » réseau qui regroupe plus de 4300 planificateurs d'évènements à travers le Québec, a compris l’ampleur du défi de ces  virtuoses de l’événementiel  et organise sporadiquement des visites, des tournées éclaires sur le terrain, afin de faciliter le travail entre les fournisseurs de services et les planificateurs.  Ce mixage des ingrédients clés est, selon moi, gage de succès.

À propos de l' auteur

Artiste de naissance, Diane Senez a fait ses beaux-arts à Montréal et a, pendant plus de 20 ans, œuvré de façon active comme artiste-peintre et professeure d’arts. Son désir de créer étant nourri du besoin de faire des objets qui ont une fonction utilitaire, ce sont à tour de rôle, non seulement des toiles, mais une collection de vêtements... Lire la suite...